Видеосервисы для корпоративных встреч: выбираем из трех очевидных

Первая веб-камера была изобретена в 1991 году в Кембриджском университете. Для чего? Устройство показывало кофейник в Троянской комнате университета и помогало людям, работавшим в других концах здания, не тратить время на поход за кофе, если он закончился.

Сегодня практически в каждом доме есть устройство с веб-камерой, мы носим такие устройства в кармане, в портфеле, возим в автомобиле и держим парочку на рабочем столе.

А современные компании уже не представляют своей деятельности без использования сервисов для видеозвонков. Самые популярные из них — старый добрый Skype, трендовый Zoom и Google Hangouts Meet для бизнеса. У каждого есть плюсы и минусы, анализируя которые члены команды выбирают продукт для своих корпоративных потребностей.

Zoom — максимум возможностей

Сервис Zoom доступен для десктопов и мобильных устройств и позволяет проводить онлайн-встречи, видеоконференции и общаться в текстовом чате. Бесплатная учетная запись дает возможность проводить видеоконференцию длительностью 40 минут. Стоимость платного тарифа c неограниченной продолжительностью конференций всех размеров и с количеством участников до 100 человек — $14.99 в месяц. Доступны тарифные планы с другими условиями.

Организовать видеовстречу может пользователь, имеющий учетную запись, а присоединиться к ней можно по ссылке или идентификатору конференции.

Для повторяющихся мероприятий можно создать одну постоянную ссылку для входа.

Плюсы:

• Высокое качество видео и аудио с использованием меньшего количества ресурсов: трафика, оперативной памяти, нагрузки на процессор.
• Интеграция контактов с одного домена, например корпоративной адресной книги.
• Управление видео и аудио. Организатор может включать и выключать микрофон и камеру участников, а пользователи могут иметь доступ к событию с правом только на просмотр.
• Функция «Демонстрация экрана» доступна в различных вариантах, включая аудио и частичную демонстрацию определенного приложения. Демонстрацию экрана можно поставить на паузу.
• Наличие интерактивной доски в возможностью быстрого переключения.
• Наличие интерактивных инструментов для вовлечения участников.
• Наличие чата с возможностью передачи файлов одному или нескольким пользователям. Чат можно сохранять принудительно или автоматически.
• Запись мероприятия с сохранением в облако или на компьютер.
• Возможность делить участников на группы — отличное решение для выполнения заданий и работы над разными задачами.
• Виртуальный фон — замена стандартного фона на любой другой или функция размытого фона.
• Функция «Поправить внешний вид» — изображение с мягким фокусом и легким размытием тона кожи для устранения небольших недостатков.
• Передача управления клавиатурой и мышью другим участникам мероприятия.

Минусы:

• Некоторые пользователи говорят о сложности интерфейса. Начиная работать с сервисом, нужно потратить время на ознакомление с функциями Zoom. Хотя для присоединения к встрече, организованной кем-то, достаточно иметь ссылку на нее.
• Опасность нарушения конфиденциальности мероприятий. С увеличением популярности платформы учащаются случаи утечки информации из личных разговоров и корпоративных совещаний. Появилось целое явление под названием Zoom bombing: если не поставить пароль на сессию в сервисе, в нее могут вторгнуться хакеры.

В общих чертах понять, как работает программное обеспечение в наши дни,  и разобраться в вопросах интернет-безопасности поможет книга «Свайпнуть для разблокировки. Руководство по технологиям и бизнес-стратегии».

Skype — привычный и простой

Несмотря на то что с марта 2020 года Zoom стал сверхпопулярным, Skype остается фаворитом многих пользователей и компаний, особенно тех, которые давно используют этот сервис для общения.

Плюсы:

• Skype дает возможность создавать видеоконференции с функцией демонстрации экрана, в которых могут участвовать до 50 человек. В платной версии Skype пользователи могут совершать звонки на мобильные и стационарные телефоны.
• С функцией «Собрание» появилась возможность не только приглашать участников на встречи по email или по ссылке, но и записывать встречи, чтобы отправить запись отсутствующим.
• С обновлениями Skype все чаще появляется новый функционал, например автоматическая расшифровка речи и ее перевод на другой язык для общения с иностранцами или интеграция с Facebook.
• Интерфейс сервиса достаточно прост и на десктопе, и в мобильном приложении, не перегружен многочисленными функциями и удобен для работы.

Минусы:

• Необходимость регистрации. Если в том же Zoom для подключения к мероприятию достаточно иметь лишь ссылку, то без создания профиля в Skype нет возможности его использовать. Процесс регистрации несложный и состоит из нескольких шагов с подтверждением email, настройкой аватара и личных данных.
• Необходимость добавления контактов. Для того чтобы устроить групповое совещание, необходимо собрать логины всех участников и создать общий чат, где и будет проходить встреча. Если пользователь не зарегистрирован в Skype или не состоит в списке контактов организатора, это становится препятствием.
• Самый большой минус, который отмечают пользователи, — наличие багов и низкое качество связи, особенно после обновления программы.

Кстати, книга «Умение слушать. Ключевой навык менеджера» станет отличным пособием по управлению общением и поможет получить репутацию человека, с которым легко говорить.

Google Hangouts Meet — для тех, у кого все в Google

Google Hangouts Meet для видеовстреч и Google Hangouts Chat для командной работы в чатах хорошо интегрируются друг с другом, так как оба связаны в рамках подписки G Suite.

Если вся инфраструктура компании располагается в Google, Hangouts Meet может стать неплохим решением для организации корпоративных совещаний и конференций. Платная версия сервиса как часть пакета G Suit стоит от $6 и позволяет подключать к мероприятию до 250 пользователей в зависимости от выбранного тарифного плана, а также записывать встречи.

Плюсы:

• Hangouts Meet позволяет пользователям объединять видеовстречи с другими группами, используя Skype для бизнеса и другие платформы видеоконференций.
• Присоединиться к встрече в Hangouts Meet можно в один клик, перейдя по ссылке из события в Google-календаре или скопировав ее из присланного коллегой сообщения. Если пользователь решит присоединиться к корпоративной встрече, зайдя в Google под доменом другой компании или вовсе без регистрации, потребуется одобрение других участников.

Минусы:

• Необходимость установки приложения для присоединения с мобильного устройства и авторизации в нем.

Какой из этих сервисов выбрать для организации видеовстреч, когда весь мир работает удаленно, — решать вам. Если вы привыкли пользоваться Skype, все ваши коллеги добавлены в список контактов, а в чатах этого сервиса хранится ваша переписка с ними за несколько лет — нет нужды переходить на другую систему, тем более если качество связи вас устраивает. Если работа в компании строится на платформе G Suite, удобно будет встречаться в Google Hangouts Meet. А если вам нужно много дополнительных функций для проведения коротких совещаний и презентаций для большой команды — Zoom станет отличным решением.

Книга «Цифровая трансформация. Практическое пособие» Дэвида Роджерса поможет увидеть перспективы, которые открываются перед вашей компанией в эпоху технологий.